للحالة المدنية عدة تعاريف منها :

• الحالة المدنية هي مجموع القواعد القانونية والتنظيمية التي تسمح بإدارة الشؤون العامة للأشخاص وتضمن لهم التمتع بحقوقهم و أداء واجباتهم وتوفر المؤشرات الضرورية لبناء استراتيجيات الدولة.
• الحالة المدنية هي ذاكرة الأمة ، و هي الإطار الأساسي للوجود القانوني للفرد ضمن الأسرة و المجتمع منذ ولادته إلى ما بعد وفاته مرورا بمختلف المراحل التي يمر بها خلال حياته كالزواج ، التجنس ، تغيير اللقب و غيرها …
• كما أنها تعني مجموعة العناصر أو البيانات التي تثبت الوجود القانوني والوضعية المدنية للأشخاص.
• ولما لهذا الموضوع من أهمية ، فإنه يجدر بنا أن نذكر ولو بشكل وجيز بنشأة نظام الحالة المدنية، تطوره و كيفية تنظيمه .

 أسست الحالة المدنية في الجزائر بموجب قانون 23 مارس سنة 1882 من طرف الإدارة الاستعمارية الفرنسية الذي حدد طريقة وكيفية تأسيس الحالة المدنية للجزائريين.

اقتصر تطبيق هذا القانون على المناطق الشمالية والتلية ذات التجمعات السكانية التي يكثر فيها تواجد المعمرين من دون أن يمتد إلى الجنوب الجزائري الذي كان في تلك الفترة منطقة عسكرية ومنذ ذلك التاريخ أصبحت كل أسرة مسجلة في سجلات الحالة المدنية تحمل لقبا ملزما لها بصفة رسمية ابتداء من تاريخ التسجيل بالبلدية.

وقد اشتمل هذا القانون على فصلين أساسيين حدد الفصل الأول طريقة وكيفية تأسيس الحالة المدنية للجزائريين وتدوينها في سجلات سماها السجلات الأم ” registres matrices” وحدد في الفصل الثاني بداية تنظيمها وتسجيلها في سجلات خاصة سماها سجلات الحالة المدنية ”  registres d’état civil” ، وعلى إثر ذلك بدأت في التداول الرسمي آنذاك قائمة من الألقاب العائلية هي عبارة عن أسماء الحيوانات والطيور والعيوب والعاهات والفضلات والأفعال المرفوضة خلقيا واجتماعيا وبدأ التخلي الإجباري عن تركيبة الأسماء الجزائرية المعروفة آنذاك بالاسم الثلاثي أو الرباعي ذات القيم الحضارية والتاريخية والدينية وغيرها.

سارعت الجزائر بعد الاستقلال مباشرة الى معالجة كل مخلفات الاستعمار التي تتناقض مع عادات الجزائريين وأصلهم وثقافتهم ودينهم بإصدار عدة نصوص قانونية هي:

• أصدرت القانون الأساسي للحالة المدنية بموجب الأمر رقم 70-20 المؤرخ في 19 فبراير 1970.
• تم تعديله وتتمته بالقانون رقم 14-08 المؤرخ في 09/08/2014 الذي أحدث السند القانوني لعصرنة مرفق الحالة المدنية و أنشأ السجل الوطني الآلي للحالة المدنية و حدد مدة صلاحية وثيقتين من وثائق الحالة المدنية .
• ثم تمم بالقانون رقم 17-03 المؤرخ في 10 جانفي 2017 الذي تم بموجبه توسيع صلاحيات المحاكم في مجال تصحيح و تعديل عقود الحالة المدنية من المحاكم التي تم فيها تسجيل الحدث إلى مختلف ألمحاكم بما في ذلك الأحكام التي كانت من اختصاص محكمة الجزائر (سيدي امحمد) .

من خلال استقراء مضمون هذه القوانين نلاحظ أن المشرع الجزائري سعى منذ الاستقلال الى وضع آليات قانونية لتنظيم الحالة المدنية فأنشأ سجلات لتسجيل الولادات والوفيات وكذا عقود الزواج وكلها سجلات موحدة وإجبارية في كل بلدية تملا على نسختين أصليتين وفي نهاية كل سنة يتم ختمها وتوضع نسخة أصلية في محفوظات البلدية وترسل النسخة الأصلية الثانية الى المحكمة المختصة إقليميا.

تعتبر مصلحة الحالة المدنية من أنشط و أهم المصالح بالإدارة البلدية نظرا لمهامها المتعددة التي تتعلق بصفة رئيسية بالحياة اليومية للمواطن ، وفي نفس الوقت  هي المحور الأساسي  للأعمال الإدارية كونها تعتبر من مهام السيادة التي يمارسها ضباط الحالة المدنية باسم ولحساب الدولة ، كما تتميز بكونها المؤسسة الوحيدة التي تلازم المواطن ابتداء من ولادته إلى غاية وفاته؛ إضافة إلى دورها في التنمية باعتبارها من بين أهم الوسائل التي من شأنها المساهمة في وضع مخططات التنمية ، من خلال المعطيات والإحصائيات التي تتوفر عليها مكاتب الحالة المدنية ، خاصة تلك المتعلقة بالولادات والوفيات.

 ولقد دأبت وزارة الداخلية ، الجماعات المحلية و التهيئة العمرانية  منذ إحداث قسم الحالة المدنية على تطوير نظام الحالة المدنية بتوسيع نطاقه وتفعيل مقتضياته لمسايرة تطورات العصر ومستجداته ، توج بصدور قانون جديد للحالة المدنية يحمل رقم 14-08 مـؤرخ في 13 شـوال عام 1435هـ  الموافق لـ:  9  أوت 2014 يعـدل و يتمم الامر رقم 70-20 المؤرخ في 13 ذي الحجة عام 1389هـ الموافق لـ 19 فبراير 1970 و المتعلق  بالحالة المدنية يستجيب لخصوصيات المجتمع الجزائري في انسجام تام مع متطلبات المجتمع المعاصر.

1. تأسيس السجل الوطني الآلي للحالة المدنية ( المادة 03 )
2. الترخيص لرئيس المجلس الشعبي البلدي تفويض صفة ضابط الحالة المدنية إلى كل من نوابه والمندوبين المدعوين لممارسة مهام ضابط الحالة المدنية على مستوى ملحقات ومندوبيات الحالة المدنية (المادة 02 )
3. تمديد أجل صلاحية شهادة الميلاد إلى 10 سنوات ( المادة 04 )
4. إلغاء أجل صلاحية شهادة الوفاة ( المادة 04 )
5. تحديد سن الرشد بـ 19 سنة ( المادة 04 )
6. تحديد أجل التصريح بالولادات بـ 20 يوم في الجنوب الجزائري ( المادة 04 )
7. إعطاء صفة ضابط الحالة المدنية بحكم القانون للأمين العام بصفة مؤقتة في حالة شغور منصب رئيس المجلس الشعبي البلدي بسبب الوفاة أو الاستقالة أو التخلي عن المنصب أو لأي سبب منصوص عليه في التشريع المعمول به ( المادة 02 )

إن مصالح الحالة المدنية تتركز في أداء مهامها على ركيزتين أساسيتين هما مسك  سجلات الحالة المدنية و مسؤولية ضابط الحالة المدنية

01 : مسك سجلات الحالة المدنية:

01 : مسك سجلات الحالة المدنية:

ورد في المادة 06 من الأمر 70-20 المؤرخ في: 19/02/1970 أن جميع عقود  الحالة المدنية تسجل في كل من بلديات القطر في ثلاثة (03) سجلات يتكون كل سجل  من نسختين و هي: 

  » سجل عقود الميلاد.
  » سجل عقود الزواج.
  » سجل عقود الوفاة.

وقبل أن يتم العمل بهذه السجلات توضع بمكتب رئيس محكمة دائرة البلدية قبل بداية السنة الجديدة لترقيمها والتأشير عليها من الصفحة الأولى إلى الصفحة الأخيرة ، في الفاتح من كل سنة جديدة تمسك السجلات ويكون تحرير العقود على النحو التالي :

تكتب العقود في السجلات الواحد تلوى الآخر وذلك بالترتيب دون إحداث أي تشطيب أو حشر أو ترك بياض أو الكتابة بين الأسطر.
   تختم السجلات في نهاية كل سنة وتحديدا في 31 من شهر ديسمبر  وتقفل من طرف ضابط الحالة المدنية ” رئيس المجلس الشعبي البلدي ” ، تودع نسخة من السجلات بمحفوظات مصلحة الحالة المدنية للبلدية للعمل بها ، و قبل 15 فيفري من السنة الجديدة ترسل النسخة الثانية إلى كتاب ضبط المجلس القضائي للولاية .

-1 مسك سجلات الحالة المدنية :

يقوم ضابط الحالة المدنية بتسجيل شهادات و عقود الحالة المدنية على مستوى كل بلدية في ثلاثة سجلات هي:

• Ø سجل شهادات الميلاد
• Ø سجل عقود الزواج
• Ø سجل شهادات الوفيات

ويكون كل سجل منها في نسختين، يحتوي كل سجل على هامش لوضع البيانات الهامشية “المادة 6 من قانون الحالة المدنية”. كما ترسل نسخة رقمية من الشهادات و العقود المدونة بهذه السجلات إلى مصلحة السجل الوطني الآلي للحالة المدنية .

2- كيفية فتح السجلات :

• تقوم البلدية بإحصاء حاجياتها من مختلف السجلات حسب طبيعتها وعدد العقود التي تحتويها
• تطلب تزويدها بهذه الاحتياجات من الإدارة المركزية عن طريق السلم الإداري قبل نهاية السنة
• ترقم صفحات السجلات من الأولى إلى الأخيرة
• يؤشر عليها رئيس المحكمة أو القاضي الذي يحل محله على كل ورقة
• يقوم رئيس المحكمة أو القاضي بتحرير محضر افتتاح السجل و يثبت هذا المحضر في السجل وتحدد فيه عدد الأوراق التي يحتويها المادة 7 من قانون الحالة المدنية.

3- قواعد التسجيل :

تخضع عملية تدوين المعلومات على السجلات لتدابير دقيقة و صارمة ينبغي الحرص على احترامها و تطبيقها بدقة تجنبا واحترازا لارتكاب أي خطأ لأن هذه المعلومات غير قابلة للتعديل و التغيير إلا بأوامر وأحكام صادرة عن الجهات القضائية المختصة.

ويكون ذلك بإتباع الخطوات التالية:

• تكتب الشهادات والعقود في السجلات الواحد تلو الآخر أي بالترتيب دون إحداث أي تشطيب أو ترك بياض فارغ أو كتابة بين الأسطر
• يصادق ويوقع على عمليات الشطب إن وجدت أو الإلحاق بنفس الكيفية التي يوقع بها مضمون العقد
• لا يجوز كتابة اسم أو لقب أو مكان ولادة أو مكان عقد زواج واسم مكان وفاة أو أي شيء آخر باختصار أو بوضع رموز أو علامات أخرى
• تكتب كل التواريخ بالحروف ويمنع كتابة أي تاريخ بالأرقام.

4- قفل السجلات:

عند نهاية كل سنة يوقف التسجيل في سجلات الحالة المدنية بصفة نهائية تماما من قبل ضابط الحالة المدنية و ذلك في نهاية اليوم الواحد و الثلاثين من شهر ديسمبر من العام الجاري ثم يملا ويمضي محضر الاختتام الموجود في الصفحات الأخيرة من كل سجل ويذكر فيه عدد الوثائق المسجلة فيه.

تودع إحدى نسختيها في محفوظات البلدية في الشهر الموالي و ترسل النسخة الأخرى إلى كتابة ضبط المجلس القضائي في شهر فبراير من كل سنة حسب نص المادة 9  من قانون الحالة المدنية.

يتولى ضباط الحالة المدنية حفظ السجلات الأصلية المتبقية بين أيديهم. أما كتاب ضبط المجالس القضائية فيتولون حفظ السجلات الأصلية الثانية طبقا لأحكام المادة 20 من قانون الحالة المدنية.

5- جداول سجلات الحالة المدنية :

 يوضع لكل بلدية سنويا جدول هجائي لوثائق الحالة المدنية. ويعد بواسطة الجداول السنوية جدول هجائي لكل بلدية في كل عشرة سنوات وذلك طبقا لأحكام المادة 12 من قانون الحالة المدنية.

• تعد الجداول السنوية بواسطة البطاقات المحررة حسب عقود الحالة المدنية، وترتب حسب النظام الهجائي و تحرر من قبل ضابط الحالة المدنية خلال الشهر الذي يلي اختتام سجل السنة السابقة و تسجل في كل من السجلين الممسوكين في نسختين و يصادق عليها ضابط الحالة المدنية المكلف بالتحرير .
• يجب ألا يشتمل السطر على أكثر من لقب واحد.
• يرسل الجدول الملحق بالنسخة الثانية من السجل الواجب إيداعه لدى كتابة الضبط المجلس القضائي من قبل رئيس المجلس الشعبي البلدي في نفس الوقت الذي يتم فيه إرسال هذا السجل.
• تحرر الجداول العشرية من قبل ضابط الحالة المدنية خلال ستة أشهر الأولى للسنة الحادية عشر و توضع بصورة منفردة على وجه التتابع كما يلي :
• Ø ميلاد
• Ø زواج
• Ø وفاة

و تحرر هي الأخرى في نسختين و يصادق ضابط الحالة المدنية المكلف بالتحرير على كل نسخة على أن ترسل نسخة منها لكتابة ضبط المجلس القضائي عند انقضاء أجل ستة أشهر طبقا للمواد من 12 إلى 17 من قانون الحالة المدنية.

6- حفظ السجلات :

يجب ان تحفظ سجلات الحالة المدنية بمركز البلدية وبكتابة الضبط لمدة مئة 100سنة ابتداء من تاريخ اختتامها. وبعد هذا الأجل ترسل سجلات كتابة الضبط تحت رقابة النواب العامين والولاة إلى محفوظات الولايات المعنية حيث تحفظ نهائيا.

7- الاطلاع على سجلات الحالة المدنية :

تنص المادة 22 من قانون الحالة المدنية على أنه: ” يمنع الإطلاع المباشر على السجلات و الجداول السنوية و العشرية من قبل الأشخاص غير أعوان الدولة المؤهلين لهذا الغرض “.

إلا أن الإطلاع على السجلات التي ترجع إلى أكثر من مائة سنة يخضع للقواعد التي تنظم الإطلاع على محفوظات البلدية و تتحقق علنية السجلات بتسليم نسخ أو ملخصات عنها.

استثنت المادة 23 من نفس القانون بعض الأشخاص الذين بإمكانهم الإطلاع على سجلات الحالة المدنية وهم كل من:

• النواب العامون ووكلاء الجمهورية و هذا للسماح لهم بمراقبتها و الحصول على كل المعلومات.

• الولاة و ممثلوهم وذلك للسماح لهم بالقيام ببعض العمليات الإدارية.

وتجدر الإشارة إلى أن السماح للأشخاص المذكورين أعلاه بالإطلاع على سجلات الحالة المدنية يكون في مكان وجود السجلات بحيث يمنع نقلها من مكانها باستثناء حالتين.

8- نقل السجلات:

حددت المادة 24 من قانون الحالة المدنية للجهات القضائية حالتين لنقل هذه السجلات وهي:

• حالة صدور قرار قضائي يأمر بنقلها من أجل الإطلاع عليها.
• حالة طلب النيابة العامة من أجل إجراء المراقبة السنوية.

02 : تسجيل البيانات الهامشية:

02 : تسجيل البيانات الهامشية:

 يقوم العون المكلف بتسجيل إشعارات عقود الحالة المدنية الواردة من البلديات الأخرى أو عن طريق حكم قضائي يتعلق بالحالة المدنية ، كما يتعين على ضابط الحالة المدنية الذي حرر العقد أن يشير إليه في السجلات الموجودة لديه خلال ثلاثة (03) أيام بالنسبة لعقود الميلاد و الوفاة، وإذا كانت النسخة الثانية من السجل التي يجب فيها التسجيل موجودة بكتابة الضبط بالمجلس القضائي ففي هذه الحالة يرسل إشعار الى المجلس القضائي للولاية.

هذا و قد تم وضع  تطبيقية للإعلام الآلي سمحت بإجراء تقاطع بين قواعد البيانات لمختلف سجلات الحالة المدنية، والتي مكنت من احصاء ما يفوق 3 ملايين بيان هامشي غير مدون، مما أدى إلى اجراء عملية وطنية لتدوين هذه البيانات الهامشية فيما بين جميع البلديات.

- تسجيل البيانات الهامشية:

يقصد بتسجيل البيانات الهامشية على هامش عقود الحالة المدنية نقل التغييرات التي طرأت على هذه العقود، أو المعلومات الواجب إلحاقها بالعقود نظرا لطبيعتها المرتبطة بها، و يكون مصدرها غالبا ضابط الحالة المدنية للبلديات الأخرى و الدوائر القنصلية في الخارج ترد في شكل إشعارات مرسلة بإلزامية الرد، كما يمكن أن يكون مصدرها أيضا الجهات القضائية المختصة في شكل أحكام و أوامر قضائية.يقوم ضابط الحالة المدنية الذي استقبل الإشعار أو الحكم بتسجيلها على هامش عقود الحالة المدنية.

تنحصر هذه البيانات الهامشية غالبا في:

• تسجيل ملخص عقد الزواج أو الطلاق على هامش عقد ميلاد كل شخص معني.
• تسجيل ملخص لعقد الطلاق على هامش عقد زواج كل شخص معني.
• تسجيل ملخص لشهادة الوفاة على هامش شهادة ميلاد المعني.
• تسجيل ملخص لأمر أو حكم قضائي يقتضي تصحيح أو تعديل في بيانات واردة في مضمون وثائق الحالة المدنية للأشخاص المعنيين كتصحيح أو تعديل أسماء أو ألقاب أو تواريخ…

• تسجيل ملخص لحكم قضائي يقتضي بإلغاء العقد نفسه.
• يتعين على ضابط الحالة المدنية الذي حرر الشهادة أو العقد أن يشير إليه في السجلات الموجودة لديه خلال ثلاثة (03) أيام، وإذا كانت النسخة الثانية من السجل التي يجب فيها التسجيل موجودة بكتابة الضبط بالمجلس القضائي يقوم بإرسال إشعار إلى النائب العام.
• بالنسبة للعقد الذي سجل في بلدية أخرى مثلا: )الزواج( يرسل الإشعار في أجل ثلاثة (03) أيام إلى ضابط الحالة المدنية لهذه، البلدية و الذي يقوم على الفور بإشعار النائب العام طبقا للمواد 58 ، 59 ، 60 من قانون الحالة المدنية .

مهم:

بمجرد القيام بعمليات تسجيل البيانات الهامشية على شهادات وعقود الحالة المدنية في السجلات يتم القيام بالمسح الضوئي لها مباشرة ثم القيام بحجزها و إدماجها في السجل الوطني الآلي للحالة المدنية في نفس أليوم

–كما بتم:

– استغلال عملية تسجيل البيانات الهامشية في تطهير القوائم الانتخابية و عمليات الإحصاء المختلفة.

–  ترسل نسخة رقمية من الشهادات والعقود المدونة بهذه السجلات بعد كل عملية تحيين إلى مصلحة السجل الوطني الآلي للحالة المدنية حسب البرنامج المسطر من السلطات الولائية.

 

 بمقتضى القانون رقم 14-08 مـؤرخ في 13 شـوال عـام 1435  الموافق ل  9  أوت سنة  2014 يعـدل ويــتــم الأمــر رقم 70-20 المؤرخ في 13 ذي الحجة عام 1389 الموافق لـ 19 فبرايـر سنة 1970 و المتعلق  بالحالة المدنية و حسب المادة الثانية منه : فإن ضباط الحالة المدنية هم رئيس المجلس الشعبي البلدي و في الخارج رؤساء البعثات الدبلوماسية المشرفون على دائرة قنصلية و رؤساء المراكز القنصلية ، كما يمكن لرئيس المجلس الشعبي البلدي و تحت مسؤوليته ، أن يفوض إلى نائب أو عدة نواب أو إلى المندوبين البلديين أو إلى المندوبين الخاصين أو الى موظف بلدي مؤهل ، المهام التي يمارسها كضابط للحالة المدنية لتلقي التصريحات بالولادات و الزواج و الوفيات و تسجيل و قيد جميع العقود أو الأحكام في سجلات الحالة المدنية و كذا لتحرير جميع العقود المتعلقة بالتصريحات المذكورة أعلاه.

ضابط الحالة المدنية يجمع بين السلطة القضائية والسلطة الإدارية في نفس الوقت وحتى السلطة الدبلوماسية لما يتعلق الأمر بتمثيل وزارة الخارجية خارج التراب الوطني، ولقد نصت المادة 26 من قانون الحالة المدنية على أن يمارس ضباط الحالة المدنية مسؤولياتهم تحت رقابة السيد النائب العام، وتجدر الإشارة إلى أن قانون الحالة المدنية قد أخضع ضابط الحالة المدنية إلى رقابة مزدوجة رقابة قضائية ورقابة إدارية.

   وتم إسناد الرقابة القضائية إلى السيد النائب العام التي توجد البلدية في نطاق اختصاصه ومهمة الرقابة الإدارية إلى السيد الوالي التي توجد البلدية في نطاق اختصاصه.

تهدف الرقابة الادارية إلى ضمان التطبيق السليم للقوانين ، و توجيهات الدولة و تعليماتها و تسهر على احترام أصول الانضباط و الشرعية و تحارب البيروقراطية و شتى انواع التباطؤ ، و في هذا الميدان تخضع مصلحة الحالة المدنية للرقابة من هيئة التفتيش خاصة فيما يتعلق بإجراءات التفويض القانوني للقائمين بتلقي التصريحات بالولادات والوفيات وتسجيل وقيد جميع العقود و الأحكام في سجلات الحالة المدنية، وكذلك تحرير جميع العقود المتعلقة بالتصريحات المذكورة آنفا ، كما تتم الرقابة من أجل :

• • التأكد من تسجيل التأشيرات الهامشية على عقود الحالة المدنية. 
  • التأكد من الاإمضاء اليومي للسجلات من طرف ضابط الحالة المدنية للبلدية
  • التأكد من مدى سهر ضباط الحالة المدنية على حفظ السجلات  الجاري استعمالها و سجلات السنوات السابقة المودعة بمحفوظات البلدية.
  • التأكد من وجود ثلاث سجلات خاصة بالولادات و الزواج و الوفيات و أن كل سجل يتشكل من نسختين واحدة بالبلدية والأخرى بالمجلس القضائي.
  • مراقبة ترقيم السجلات من الصفحة الأولى إلى الصفحة الأخيرة و التحقق من أنها مؤشرة من قبل رئيس المحكمة أو القاضي الذي يحل محله.
  • مراقبة تسجيل العقود في السجلات بالتتابع دون أي بياض أو كتابة بين الأسطر و التحقق من التصديق و التوقيع على عمليات الشطب و الإلحاق  بنفس الطريقة التي يوقع بها مضمون العقد.
  • مراقبة ختم و قفل السجلات من قبل ضباط الحالة المدنية عند انتهاء كل سنة و التحقق من إرسال النسخة الأخرى لكتابة ضبط المجلس القضائي.

إن لفرع الحالة المدنية و التابع لمصلحة التنظيم العام أهمية كبيرة في بلدية عين السبت ، إذ أنه يتكفل بخدمة المواطن واحتياجاته الإدارية وتسوية وضعيته وخاصة الشباب وكبار السن، فهو يتعامل مباشرة مع المواطنين، ولذا وجب أن يكون لهذا الفرع الاهتمام البالغ به  لتحسين ظروف عماله وتأطيره بما يلزم من عمال وتجهيزات، ومن أهم ما يجب تسخيره له هي البرامج التي تساهم بأكبر نسبة في تسريع وتأمين خدمات المواطن بكل سهولة ويتكون هذا الفرع أيضا من:   

​​في إطار المجهودات التي تبذلها الجزائر من أجل تحديث و عصرنة المرفق العام ، عمدت وزارة الداخلية و الجماعات المحلية إلى جعل مصلحة الحالة المدنية من بين المشاريع الأساسية الهادفة إلى تغيير مناهج العمل على المستوى المحلي من خلال  تفعيل برنامج طموح يهدف إلى عصرنة المرافق العمومية الإدارية ، وإدخال المعلوماتية في إدارتها وأدائها لمهامها ، وفي هذا الصدد أعلنت وزارة الداخلية عن انطلاقة مشروع البلدية الالكترونية كأحد مشاريع الحكومة الالكترونية من خلال رقمنة سجلات الحالة المدنية ، بهدف إحداث سجل وطني إلكتروني للحالة المدنية ، و يهدف هذا البرنامج إلى تحسين نوعية الخدمات التي تقدم للمواطن ، والعمل على إعادة الثقة بينه وبين الإدارة ، و تقريبها منه و تخفيف الإجراءات الإدارية بالإضافة إلى توفير قاعدة بيانات آنية وذات موثوقية لـ 1541 بلدية ، والتي تتضمن صورة رقمية  ( معطيات محجوزة وصور ممسوحة ضوئيا من طرف بلديات مكان عقود الحالة المدنية) .

وقد أنهت بلدية عين السبت بكل نجاح أهم عملية في برنامج العصرنة وهي رقمنة سجلات الحالة المدنية ووضع السجل الآلي للحالة المدنية حيز الخدمة ، عن طريق ربط  البلدية بالشبكة الوطنية و المحلية ، كما تم وضع مجموعة من تطبيقات الإعلام الآلي على مستوى المصلحة من أجل حجز ، استخراج ، و تصحيح وثائق الحالة المدنية .

 هذه العملية مكنت من معالجة : 164 سجل ، و  16942 عقد  على مستوى بلدية عين السبت ، وقد انعكست كل هذه الإجراءات على مستوى البلدية من خلال التقليل من الضغط على مصلحة الحالة المدنية ، وتقريب الإدارة من المواطن بصورة فعلية عن طريق إعفائه من تقديم العديد من الوثائق وتمكينه من وثائق الحالة المدنية دون الحاجة إلى التنقل إلى بلديته الأصلية.

السجل الوطني الآلي للحالة المدنية :

1. تم تأسيس السجل الوطني الآلي للحالة المدنية بموجب أحكام قانون الحالة المدنية رقم 08 /14المؤرخ في 19 أوت 2014
2. تم ربطه بالبلديات و ملحقاتها الإدارية.
3. كما تم ربطه بالمؤسسات العمومية الأخرى المعنية.
4. بموجبه تم تمديد أجل صلاحية شهادة الميلاد إلى 10 سنوات وإعطاء صلاحية غير منتهية إلى شهادة الوفاة

5. تحديد سن الرشد ب 19 سنة.
6. تحديد اجل التصريح بالولادات و الوفيات بعشرين 20 يوما في الجنوب الجزائري.
7. الترخيص لرئيس المجلس الشعبي البلدي بتفويض صفة ضابط الحالة المدنية إلى كل من نوابه والمندوبين البلديين المدعوين لممارسة مهام ضابط الحالة المدنية على مستوى ملحقات ومندوبيات البلدية .

8. إعطاء صفة ضابط الحالة المدنية – بحكم القانون – للامين العام بصفة مؤقتة في حالة شغور منصب رئيس المجلس الشعبي البلدي.

ومن مميزاته:

1. إصدار وثائق الحالة المدنية وتسليمها للمواطنين على مستوى جميع البلديات وملحقاتها.
2. تصحيح الأخطاء الناتجة عن الحجز لمرة واحدة فقط
3. إعفاء المواطنين من تقديم وثائق الحالة المدنية الخاصة بهم الموجودة في السجل

و يجدر التذكير بأن هذا السجل يختلف اختلافا كبيرا عن سجلات الحالة المدنية المعرفة بموجب الأمر رقم 70-20 المؤرخ في 19/02/1970  -المتضمن قانون الحالة المدنية،

لاسيما من حيث:

• الإجراءات القانونية المتعلقة بفتح السجلات و قفلها “المواد 7 و 8 و 9 من قانون الحالة المدنية”.

• لا يمكن تطبيق هذه الإجراءات على السجل الوطني الآلي لأنه في تطور يومي مستمر على خلاف السجلات الورقية.

• الإجراءات المتعلقة بطريقة إيداع النسخة الثانية في كتابة ضبط المجلس القضائي .” المختص إقليميا و الآجال القانونية المحددة لذلك”المادة 9

• الإجراءات المتعلقة بحفظ السجلات و شروط الاطلاع عليها و كيفية مراقبتها  “المواد من 18 إلى 25”

يعود هذا الاختلاف إلى عدة عوامل أهمها:

• محتوى السجل الوطني الآلي المتكون من جميع السجلات الموجودة على مستوى جميع البلديات.

• السجل الوطني موجود بمقر وزارة الداخلية و هذا لا يتطابق مع مبدأ الاختصاص الإقليمي المحدد بموجب قانون الحالة المدنية بالنسبة لضباط الحالة المدنية. المادة 4 و لا يسمح للنواب العامين من تحديد المسؤوليات المواد من 26 إلى 29 .

استكملت بلدية عين السبت عملية رقمنة سجلات الحالة المدنية والتي تندرج في إطار الاصلاحات الادارية و  تطوير مستوى أداء الخدمة العمومية وضمان الفعالية المطلوبة في تسليم الوثائق الرسمية ، هذه العملية التي انطلقت ببلدية عين السبت في  أفريل 2010  سخرت لها كل الامكانيات المادية و البشرية من أجهزة للإعلام الآلي و ربطها بالشبكة المحلية و الوطنية إصافة الى تعيين موظفين و إطارات مؤهلين كللت جهودهم بـ رقمنة  : 164 سجل ، و  16942 عقد من عقود شهادات الميلاد و الزواج و الوفاة خضعت  كلها لعملية المسح الضوئي و الحجز  :

حصيلة رقمنة سجلات الحالة المدنية ببلدية عين السبت إلى غاية 30 جوان 2018 :